Gestão de facilities resolve problemas em condomínios

Condomínios são modelos de moradia em que cada um possui uma unidade privativa de moradia, seja casa, seja apartamento, mas dividem áreas comuns, isto é, todos acabam convivendo de uma forma ou de outra. Para quem assume a responsabilidade da administração, é preciso estar atento a uma série de regulamentações e condutas, além de estar sempre buscando soluções eficientes e econômicas para o bem-estar e segurança de todos.

A gestão de condomínio não é uma tarefa fácil. Portanto, para ajudar você, trouxemos uma seleção de dicas para que o seu gerenciamento seja mais eficiente. Acompanhe o post.

Tenha um planejamento
Para gerir o condomínio de forma eficiente, deve-se encará-lo como uma empresa. A diferença é que o objetivo não é o lucro, e sim o bem-estar dos condôminos.

Partindo dessa premissa, o planejamento se torna fundamental para que os objetivos sejam atingidos. Para estabelecer um bom planejamento, é preciso conhecer todas as despesas mensais, as manutenções que devem acontecer periodicamente e as melhorias que devem ser feitas em longo prazo.

É importante ressaltar que esse planejamento deve ser aprovado previamente pelos condôminos, sempre respeitando a convenção e o regulamento do condomínio. A partir desse planejamento, é possível manter uma gestão de serviços mais eficiente, além de prever melhorias futuras.

Tome cuidado com a gestão financeira
A gestão financeira talvez seja um dos maiores problemas em um condomínio. É necessário manter controle sobre os gastos e arrecadações, ter toda documentação comprobatória organizada, além de fazer uma reserva para gastos emergenciais ou reformas.

Os dados financeiros devem ser exatos, pois os condôminos, por vezes, podem e devem acompanhar de perto o que está acontecendo, por isso, mantenha arquivo de todas as notas fiscais e recibos e também um balancete detalhado.

Lembre-se de que esta é a parte mais importante para o sucesso de uma administração. É necessário ter listado todos os custos fixos do condomínio, como contas de água e luz, pagamento de funcionários, impostos e fornecedores, e também destinar parte dos recebimentos para um caixa de emergência.

Saiba se relacionar com os condôminos
É preciso saber se relacionar com os condôminos de forma amigável, porém firme. Sempre haverá divergências e problemas e nem todos ficam satisfeitos com as decisões tomadas pelo síndico. A dica aqui é: não leve isso para o lado pessoal.

Seja firme em suas decisões e sempre explique os benefícios que elas trarão; além disso, faça com que os moradores se engajem nos projetos do condomínio.

Ao assumir o cargo de síndico, deve-se ter em mente a imparcialidade, ou seja, as penalidades deverão ser aplicadas da mesma forma a todos os moradores, independentemente de grau de afinidade ou parentesco.

Saiba liderar a equipe de trabalho
Independentemente da forma de contratação da equipe de zeladoria, limpeza e segurança do condomínio, é fundamental saber delegar funções, escutar e motivar os funcionários a desenvolverem um bom trabalho.

Para que a liderança da equipe de trabalho seja eficaz, deve-se desenvolver uma boa comunicação ouvindo as críticas e sugestões para melhoria do desempenho geral. Além disso, você deve se preocupar com a sua equipe e demonstrar que se importa.

Para uma boa gestão, deve-se ter um bom grupo de trabalho ao seu lado, pois ele será responsável pelo andamento e qualidade dos serviços do condomínio.

Tenha uma assessoria jurídica
O síndico deve conhecer a legislação do condomínio, tanto a interna quanto as leis que o regulam externamente, como as municipais e estaduais, mas não se deve exigir um conhecimento muito aprofundado, pois essa não é a sua função.

Para que todas as decisões da administração e gestão do condomínio sejam amparadas pela lei, você pode contratar uma assessoria jurídica.

Conte com a terceirização de serviços
Na hora de contratar os funcionários, pode ser interessante contar com uma empresa especializada em terceirização desses serviços. Essa decisão é válida, pois ela já fará todo o processo seletivo, verificando idoneidade e referências dos contratados. Além disso, as empresas fornecem uma equipe treinada e preparada para atender às demandas do condomínio.

É necessário pensar também na possibilidade de ter uma administradora trabalhando em conjunto com o conselho do condomínio, pois nem sempre o síndico e o conselho conseguirão manter toda a parte administrativa sozinhos.

Torne a comunicação do condomínio eficaz
Além do bom relacionamento com a equipe e com os moradores, é preciso se preocupar em ter uma comunicação eficiente dentro do condomínio. Uma boa comunicação é capaz de reduzir inúmeros problemas.

Além das circulares e comunicados, você pode implantar algumas ferramentas de comunicação como quadro de avisos, fixar comunicados em elevadores, deixar um canal de críticas e sugestões na portaria e manter reuniões periódicas com os moradores. Também pode ser adquirido um número de WhatsApp e um e-mail específicos para o condomínio.

É importante se lembrar de que parte da comunicação é ouvir, por isso, esteja sempre atento às reclamações e sugestões de todos os envolvidos com o condomínio.

Estabeleça e divulgue o regulamento interno
Para um bom convívio e civilidade no condomínio, é importante estabelecer as regras de convivência, afinal, não dá para confiar no bom senso de cada um.

No regulamento interno devem constar regras de utilização das áreas comuns, regras a respeito de barulho, mudanças, reformas e estabelecer as penalidades para cada caso.

É no regulamento interno que serão determinados os deveres e direitos dos condôminos, a regulamentação de convívio com animais, regras relacionadas à coleta e acondicionamento do lixo, entre outros.

Invista em tecnologia
Há uma série de recursos tecnológicos voltados para condomínios disponíveis no mercado, como serviços de monitoramento e portaria virtual.

A portaria virtual pode reduzir custos com mão de obra, reduzindo consideravelmente o valor final do condomínio, além de fornecer uma série de recursos de segurança para acesso ao local, como cadastro de biometria, botão de pânico e monitoramento por câmera.

É uma alternativa que substitui a presença física do porteiro, pois todo o monitoramento é feito a partir de uma central remota.

Outra dica é o uso de VANT (veículo aéreo não tripulado) para inspecionar todo o condomínio. O VANT (ou drone) pode avaliar as condições de fachadas, telhados, SPDA e área comum do empreendimento.

Contrate uma empresa de consultoria em Engenharia

Para executar serviços como Vistoria Cautelar, Laudos Técnicos e Planos de Manutenção, sempre busque empresas consagradas no mercado com profissionais capacitados. Esses serviços poderão ser necessários para discutir alguma garantia junto à construtora do empreendimento ou até mesmo reformas.

Com estas dicas, certamente você conseguirá ter uma gestão de condomínio mais eficiente.

* Fonte: Seguridade

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