A perspectiva de escolher ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o parece excepcionalmente assustadora? Para muitas pessoas, sim.<\/p>\n
A recente prolifera\u00e7\u00e3o de software de colabora\u00e7\u00e3o deixou muitos tomadores de decis\u00e3o confusos”, explica\u00a0Alan Lepofsky, vice-presidente e analista principal da Constellation Research.<\/p>\n
Escolher as op\u00e7\u00f5es mais adequadas n\u00e3o \u00e9 apenas um desafio – \u00e9 extremamente importante.\u00a0Quase sete em 10 profissionais de TI dizem que a colabora\u00e7\u00e3o \u00e9 prioridade ou \u00e9 essencial para suas empresas, de acordo com\u00a0uma pesquisa recente da Spiceworks,\u00a0encomendada pelo fornecedor de videoconfer\u00eancia Lifesize.<\/p>\n
Aqui est\u00e1 o que voc\u00ea precisa saber para escolher corretamente.<\/p>\n
O cen\u00e1rio de colabora\u00e7\u00e3o mudou<\/strong> No in\u00edcio dos anos 2000, as ferramentas de mensagens instant\u00e2neas e confer\u00eancias na Web come\u00e7aram a agitar esse mercado.\u00a0Isso empurrou grandes empresas, como IBM e Microsoft (com o Outlook\/Exchange), a adicionarem ferramentas semelhantes ao Notes ao seu ecossistema, embora o processo tenha demorado anos e as empresas tamb\u00e9m tenham demorado em adot\u00e1-las.<\/p>\n Em meados da d\u00e9cada de 2000, blogs e wikis de startups como a Socialtext e a PBWiki passaram a ofercer maneiras diferentes para os funcion\u00e1rios compartilharem conte\u00fado.\u00a0Inicialmente, as empresas usavam o software dessas startups, mas logo suas caracter\u00edsticas se tornaram comuns a conjuntos de ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Depois, h\u00e1 cerca de oito anos, startups inspiradas no Facebook e no Twitter, como Jive, Yammer e SocialCast come\u00e7aram a oferecer ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o de redes sociais para empresas.\u00a0Em pouco tempo, IBM, Microsoft, Salesforce, Oracle, SAP e outros grande players seguiram o exemplo em suas ofertas de colabora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n A partir da\u00ed, a colabora\u00e7\u00e3o empresarial evoluiu, gra\u00e7as a aplica\u00e7\u00f5es de compartilhamento de arquivos, incluindo o Box e o Dropbox; servi\u00e7os de gerenciamento de projetos como Trello, Asana, Wrike e Workfront; e uma nova gera\u00e7\u00e3o de aplicativos e servi\u00e7os de colabora\u00e7\u00e3o, como o Slack e o HipChat, que incorporam mensagens, conversas de v\u00eddeo, compartilhamento de arquivos e outras ferramentas.<\/p>\n O mercado de software de colabora\u00e7\u00e3o continuar\u00e1 a crescer<\/strong> E vai continuar crescendo tamb\u00e9m,\u00a0 a uma taxa anual composta de 13% (CAGR), de 2016 a 2024, superando os US $ 8,5 bilh\u00f5es at\u00e9 2024, de acordo com a Global Market Insights.\u00a0Um estudo do\u00a0ReportLinker\u00a0chegou a uma conclus\u00e3o semelhante, estimando o CAGR em 13,2%.<\/p>\n “Estamos em um per\u00edodo de transi\u00e7\u00e3o”, disse Jim Lundy, CEO da Aragon Research.\u00a0“N\u00f3s ainda dependemos do e-mail e dos mensageiros m\u00f3veis.\u00a0Como resultado, muitas empresas contam com v\u00e1rias ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o espec\u00edficas para gest\u00e3o de tarefas.<\/p>\n A maioria (92%) dos profissionais de TI que participaram da pesquisa da Spiceworks\/Lifesize implementou ou est\u00e1 considerando implementar v\u00e1rias ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o e usa uma m\u00e9dia de 4.4 ferramentas ou plataformas diferentes, de tr\u00eas provedores diferentes.\u00a0N\u00e3o surpreendentemente, lidar com m\u00faltiplos sistemas cria desfaios adicionais de gerenciamento, seguran\u00e7a, qualidade de servi\u00e7o, entre outros.<\/p>\n Conjunto de colabora\u00e7\u00e3o versus melhor da ra\u00e7a?<\/strong> Entre os fornecedores de plataformas de colabora\u00e7\u00e3o empresarial mais conhecidos est\u00e3o a Microsoft (com Outlook\/Exchange, Office 365, SharePoint e Skype para empresas);\u00a0IBM (\u00a0Collaboration Solutions);\u00a0Cisco (\u00a0Spark\u00a0e\u00a0software de colabora\u00e7\u00e3o\u00a0relacionados );\u00a0E Google (com\u00a0G Suite\u00a0e outras ferramentas).<\/p>\n As melhores ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o oferecem APIs, interoperabilidade e contam com um grande ecossistema de ferramentas de terceiros constru\u00eddas em torno delas, muitas vezes ideais para pequenas e m\u00e9dias empresas, disse Kennedy.\u00a0Tais ferramentas, da\u00a0Trello\u00a0e\u00a0Atlassian\u00a0, oferecem mais flexibilidade do que as suites de colabora\u00e7\u00e3o tradicionais, dando \u00e0s equipes uma experi\u00eancia semelhante a IFTTT.<\/p>\n IFTTT\u00a0significa ‘If This Then That’, e diz respeito a servi\u00e7os de software que ligam duas ferramentas diferentes para desencadear uma intera\u00e7\u00e3o automatizada entre elas.\u00a0Por exemplo, o Trello se integra muito bem aos\u00a0documentos do Google Drive\u00a0, explica Kennedy, ent\u00e3o as atualiza\u00e7\u00f5es feitas no Trello podem atualizar automaticamente o Google Doc.<\/p>\n Entre as novas ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o, a\u00a0Slack\u00a0parece estar “assumindo o controle do mundo”, disse Kennedy, porque \u00e9 bem adaptada \u00e0s equipes virtuais e dispersas, adiciona novos recursos frquentemente e \u00e9 m\u00f3vel.<\/p>\n O Slack tamb\u00e9m expandiu recentemente para o espa\u00e7o empresarial com\u00a0o Grid\u00a0.\u00a0E o\u00a0Amazon Chime\u00a0pode se tornar um player significativo no mercado de colabora\u00e7\u00e3o e chegar a incomodar empresas mais estabelecidas, como a Microsoft, opina Lundy.<\/p>\n A Salesforce \u00e9 outro player importante, porque pode integrar facilmente in\u00fameros aplicativos de terceiros, observa Lundy.<\/p>\n E n\u00e3o ignore o\u00a0Workplace\u00a0do Facebook, lembra Lepofsky.\u00a0Como o software \u00e9 do Facebook, muitos usu\u00e1rios j\u00e1 sabem como us\u00e1-lo.\u00a0Al\u00e9m disso, \u00e9\u00a0 integrado ao Microsoft Active Directory, \u00e0 ferramentas Salesforce e outras ferramentas corporativas.<\/p>\n Melhores pr\u00e1ticas para escolher software de colabora\u00e7\u00e3o<\/strong> 1 – Concentre-se no problema, n\u00e3o na tecnologia<\/strong> Responder a esse tipo de perguntas primeiro ir\u00e1 ajud\u00e1-lo a “descobrir o que voc\u00ea precisa”, disse ele.<\/p>\n 2 – Evite escolher a ferramenta da moda<\/strong> 3 – Opte por ferramentas que os usu\u00e1rios adoram<\/strong> 4 – Investigue os recursos de seguran\u00e7a<\/strong> Al\u00e9m disso, \u00e9 importante que as ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o ofere\u00e7am autentica\u00e7\u00e3o multifatorial.<\/p>\n E \u00e9 fundamental que seu software de colabora\u00e7\u00e3o ofere\u00e7a uma maneira f\u00e1cil de provisionar e desprovisionar usu\u00e1rios, disse Kennedy.\u00a0“Voc\u00ea precisa ser capaz de assistir novos funcion\u00e1rios rapidamente e desligar o acesso imediatamente quando um funcion\u00e1rio sai da empresa”.<\/p>\n A integra\u00e7\u00e3o com ferramentas como o Active Directory pode ajudar.<\/p>\n 5 – Seja claro sobre o custo total de propriedade (TCO)<\/strong> Conhecer o TCO \u00e9 cr\u00edtico, mas at\u00edpico, disse Beckmann.\u00a0Na pesquisa da Spiceworks, 56%\u00a0 dos tomadores de decis\u00e3o de TI disseram que n\u00e3o sabiam o quanto estavam gastando em assinaturas e licen\u00e7as para solu\u00e7\u00f5es de confer\u00eancia e colabora\u00e7\u00e3o.\u00a0“E isso [\u00e9] apenas uma parte do TCO”, disse ele.<\/p>\n 6 – Garantir a interoperabilidade e a compatibilidade<\/strong> 7 – Fa\u00e7a uma lista de verifica\u00e7\u00e3o de recursos<\/strong> E certifique-se de que o conjunto de colabora\u00e7\u00e3o tenha um recurso robusto de calend\u00e1rio compartilhado.\u00a0“Ser capaz de colocar as datas de vencimento do projeto, prazos, hor\u00e1rios de f\u00e9rias e marcos de desenvolvimento em um s\u00f3 lugar parece uma caracter\u00edstica \u00f3bvia, mas muitas suites n\u00e3o fazem isso”, disse Kennedy.<\/p>\n <\/p>\n Fonte:<\/strong><\/p>\n A perspectiva de escolher ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o parece excepcionalmente assustadora? Para muitas pessoas, sim. A recente prolifera\u00e7\u00e3o de software de colabora\u00e7\u00e3o deixou muitos tomadores de decis\u00e3o confusos”, explica\u00a0Alan Lepofsky, vice-presidente e analista principal da Constellation Research. 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\nDurante anos, o mercado de software de colabora\u00e7\u00e3o foi “um pouco chato”, dominado pelo Lotus Notes (agora IBM Notes), disse Lepofsky.\u00a0As su\u00edtes de colabora\u00e7\u00e3o existentes eram evolu\u00e7\u00f5es dos gerenciadores de e-mail, explica.<\/p>\n
\nHoje, o mercado de colabora\u00e7\u00e3o empresarial \u00e9 “diversificado e fragmentado”, fazendo com que as organiza\u00e7\u00f5es manipulem v\u00e1rias plataformas e ferramentas para as mais diversas finalidades como gerenciamento de trabalho colaborativo, colabora\u00e7\u00e3o empresarial, comunica\u00e7\u00f5es unificadas, mensagens, gest\u00e3o de equipes, etc, de acordo com um\u00a0estudo da Forrester lan\u00e7ado no fim do ano passado\u00a0.<\/p>\n
\nPara os tomadores de decis\u00e3o na \u00e1rea de TI, a escolha tamb\u00e9m pode passar pela customiza\u00e7\u00e3o de ferramentas oferecidas por grande players.<\/p>\n
\nTal como acontece com qualquer aquisi\u00e7\u00e3o de tecnologia, a escolha do software de colabora\u00e7\u00e3o deve seguir um processo disciplinado:<\/p>\n
\n\u00c9 f\u00e1cil ser seduzido pela tecnologia – mas \u00e9 muito mais importante ter em mente os problemas que voc\u00ea est\u00e1 tentando resolver, disse Lepofsky.\u00a0“Pense por que voc\u00ea est\u00e1 olhando para o novo software de colabora\u00e7\u00e3o.\u00a0\u00c9 para ajudar o time de vendas a vender?\u00a0Aumentar a efic\u00e1cia de suas campanhas de marketing? ”<\/p>\n
\n“S\u00f3 porque uma su\u00edte de colabora\u00e7\u00e3o \u00e9 uma \u00f3tima solu\u00e7\u00e3o, n\u00e3o significa que seja a mais adequada para uma organiza\u00e7\u00e3o de m\u00e9dio e grande porte.\u00a0\u00c9 responsabilidade da \u00e1rea de TI compreender as necessidades da empresa e escolher uma solu\u00e7\u00e3o que melhor atenda a essas necessidades”, diz Jerry Evangelista, arquiteto de solu\u00e7\u00f5es de TI da Sungard Availability Services.<\/p>\n
\nMuitas vezes, um usu\u00e1rio configura um teste para uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o baseada em nuvem, como o Slack, porque \u00e9 f\u00e1cil de usar, disse Kennedy.\u00a0Esse usu\u00e1rio pode se apaixonar pelo software e incentivar o resto de sua equipe a us\u00e1-lo.\u00a0Sempre que poss\u00edvel, deixe os membros da equipe usarem as ferramentas que eles amam, porque seu entusiasmo provavelmente os tornar\u00e1 mais produtivos.<\/p>\n
\nTal como acontece com qualquer novo software, seja claro sobre os recursos de seguran\u00e7a, as op\u00e7\u00f5es e os controles administrativos de uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o, disse\u00a0 Lundy.\u00a0Por exemplo, a ferramenta de bate-papo de grupo oferece criptografia de ponta a ponta?<\/p>\n
\nD\u00ea uma olhada detalhada no TCO do software para sua organiza\u00e7\u00e3o, disse Bobby Beckmann, CTO of Lifesize. Qual infraestrutura \u00e9 necess\u00e1ria para suportar um novo conjunto de ferramentas?\u00a0Sua rede possui a largura de banda necess\u00e1ria?\u00a0 H\u00e1 necessidade de treinamento dos usu\u00e1rios? E de ajutes de infraestrutura?<\/p>\n
\nCertifique-se de que a su\u00edte ou o conjunto de ferramentas funcione bem com outros sistemas de software implantados em todo o seu ecossistema, disse Beckmann. E certifique-se de que o software \u00e9 compat\u00edvel com todos os dispositivos que os funcion\u00e1rios usam, especialmente os dispositivos m\u00f3veis.<\/p>\n
\nPergunte aos usu\u00e1rios quais recursos os ajudariam a ser mais produtivos, disse Kennedy.\u00a0Considere ferramentas de software que ofere\u00e7am recursos \u00fateis, como o rastreamento de tempo, o que pode ajud\u00e1-lo a determinar o custo real do trabalho, dos trabalhadores contratados e da produtividade.<\/p>\n\n