Muito se fala sobre a importância da realização de uma reunião de kickoff bem sucedida para o projeto. Mas devemos lembrar que a reunião de encerramento no fim de um projeto tem a mesma importância, pois permite que a equipe possa rever seu trabalho.
As “lições aprendidas” de um projeto concluído devem ser arquivadas e servir como um centro de conhecimento para futuros projetos e equipes de projeto.
Encerramento do projeto
É importante estabelecer um fechamento formal do projeto para obter a aceitação final do cliente, e também serve como uma indicação para a equipe do projeto de que o projeto está oficialmente concluído. Você também deve usar o encerramento do projeto para obter e dar feedback.
Na maioria dos projetos, haverá dois encerramentos: o fechamento administrativo e o fechamento do contrato. O encerramento administrativo inclui atividades como coleta e análise de documentos do projeto, avaliação do escopo e os resultados, análise do sucesso do projeto e criação de um relatório final do projeto. O encerramento do contrato inclui a garantia de que todos os critérios para o encerramento do projeto são cumpridos, ou seja, que o produto final ou serviço foi entregue e é para a satisfação do cliente, ou seja, verificar se o produto atende aos termos contratuais.
Lista de verificação Reunião de encerramento
O propósito
- Retenção e transferência de conhecimentos
- Avaliar a revisão do projeto e identificar as lições aprendidas
- Obter a aceitação oficial dos clientes do produto final
- Para fechar oficialmente o projeto
- Para garantir que quaisquer atividades e tarefas pendentes potenciais sejam atribuídas às pessoas certas
O objetivo
- Deve haver um relatório final do projeto, ou relatório de encerramento, no final da reunião
- O relatório deve captar: o que correu bem, quais foram os desafios, as lições aprendidas, as ações recomendadas para o futuro e qualquer informação que você acha que seria útil para futuros projetos e equipes.
Os participantes
- Gestor de projeto
- Equipe do projeto
- Patrocinador do projeto
- Partes interessadas importantes do projeto (por exemplo, o cliente)
- Não obrigatório, mas um bom complemento: moderador / facilitador que não está diretamente envolvido no projeto. Isto assegurará um procedimento de reunião estruturado e também a objectividade necessária para conduzir a reunião de forma eficaz.
Antes do encontro
- A reunião de encerramento deve ser planejada desde o início, ou pelo menos no início. Deve mesmo ser incluída como parte das entregas do projeto.
- É importante realizar a reunião muito logo após a equipe ter terminado os resultados.
- Certifique-se de definir a data da reunião em torno dos horários dos participantes principais
- Criar uma agenda de reunião: obter sugestões dos participantes e adicionar agenda aos minutos da reunião antes da reunião
- Envie a agenda para os participantes antes que eles possam se preparar para a reunião
- Prepare o material de apresentação.
- Preparar materiais importantes do projeto, por exemplo, plano do projeto, escopo do projeto e declarações de especificação de requisitos , análises de dados relevantes , relatórios de orçamento , etc.
- Prepare perguntas de discussão, aqui estão algumas perguntas de exemplo:
- O que foi realmente bem?
- Como podemos replicar os sucessos em projetos futuros?
- Que desafios enfrentamos e como conseguimos gerir os desafios?
- Como poderíamos ter gerido melhor os desafios?
- Será que permanecer no orçamento, escopo e tempo? Quanto se desviou do plano do projeto?
- Todos sabiam exatamente quais eram suas responsabilidades e seu papel?
- Avaliamos e gerimos os riscos de forma eficaz?
- Que riscos e mudanças não conseguimos antecipar?
- Como podemos avaliar melhor os eventos imprevistos?
- Como podemos usar a experiência e o conhecimento adquiridos para projetos futuros?
- Que recomendações podemos dar aos futuros projetos, gerentes e equipes?
Durante o encontro
- A equipe identifica, discute e documenta os êxitos do projeto,
- Identificar áreas de melhoria, lições aprendidas, recomendações para futuros projetos etc.
- Discuta as próximas etapas e quaisquer possíveis ações pendentes do projeto
- Siga a agenda da reunião para manter a reunião focada
- Agenda da reunião:
- Explicação da finalidade da reunião
- Introdução de participantes que não são conhecidos de todos (por exemplo, o moderador externo ou partes interessadas externas)
- Introdução do projeto
- Avaliação do projecto
- Identificação das lições aprendidas
- Próximos passos
- Fechamento oficial do projeto
- Avaliação do sucesso do projeto: analisando os resultados planejados e reais, comparando as realizações com o objetivo do projeto, indicadores como qualidade e ROI.
- Lições aprendidas:
- O que deu certo e o que deu errado
- O que pode ser melhorado, por exemplo, processos, métodos, estratégias, produtividade etc.
- Recomendações para projetos futuros
- Feedback: solicite e envie comentários para a equipe do projeto
- Discuta as próximas etapas:
- Tarefas pendentes ou atividades de acompanhamento do projeto
- Criação de relatório final de encerramento
- Disponibilizar a documentação do projeto, incluindo o relatório de encerramento, a futuros projetos e equipas, ou seja,
- Projeto oficialmente fechado:
- Oficialmente marcar o projeto como “Concluído”
- Reconhecer a conquista da equipe
- Celebrar o sucesso da conclusão do projeto
Depois da reunião
- Escreva imediatamente os minutos da reunião, incluindo decisões importantes e itens de ação
- Obter aprovação para os minutos da reunião e enviá-la aos participantes
- Criar relatório de encerramento
- Relatório de revisões do gerente de projetos
- Enviar relatório de encerramento à equipe do projeto, patrocinador do projeto e outros participantes da reunião
- Adicionar relatório de encerramento à pasta do projeto e arquivá-lo
- Tornar a pasta acessível para futuras equipes de projeto
*Fonte: InLoox
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