Este artigo explora sete dicas essenciais para as contratantes (owners) rejeitarem pleitos de forma eficaz e estratégica em projetos de engenharia e construção. Através de uma abordagem proativa e baseada em gestão contratual sólida, as contratantes podem minimizar o risco de pleitos infundados e garantir uma execução mais fluida do contrato.
Palavras-chave:
anti-pleito, contrapleito, gestão contratual, resolução de pleitos, mitigação de riscos
Introdução:
Em ambientes de projetos de engenharia e construção, os pleitos são inevitáveis. No entanto, nem todos os pleitos apresentados pelos contratados são justos ou válidos. Do ponto de vista da contratante, como podemos antecipar e minimizar o surgimento de pleitos? O que pode ser feito para proteger os interesses da empresa sem prejudicar as relações contratuais? Como rebater de forma eficaz os pleitos recebidos da contratada? Quais práticas de gestão contratual podem ser adotadas para resolver pleitos antes que se transformem em disputas mais sérias? Estas perguntas são essenciais para as contratantes que buscam reduzir o impacto dos pleitos em seus projetos.
Imagem 1 – Fonte: Prieto (2011)
A imagem 1 ilustra claramente o impacto do timing na mitigação de pleitos, algo que está diretamente relacionado às dicas discutidas no artigo sobre como evitar pleitos do ponto de vista da contratante. À esquerda, a pirâmide crescente mostra como o risco de pleitos não mitigados é significativamente reduzido durante as fases pré-contratuais (Pré-Comercial e Comercial). Esse conceito reforça a importância das primeiras dicas do artigo, como “mantenha uma documentação clara e detalhada” e “comunique mudanças de forma eficaz”, uma vez que a definição clara de expectativas e o alinhamento com o contratado antes da assinatura do contrato podem prevenir o surgimento de pleitos. Durante estas fases, a contratante deve focar na preparação e antecipação de riscos, garantindo que todas as questões potenciais sejam abordadas de forma preventiva.
Por outro lado, à direita da imagem, vemos que os custos de mitigação aumentam substancialmente à medida que os pleitos são tratados mais tarde no ciclo de vida do projeto, como durante a execução (desenvolvimento), fechamento (Closeout) e pós-fechamento (Post-Closeout). Este ponto está alinhado com a dica do artigo de “resolver questões rapidamente”, uma vez que atrasar a resposta a pleitos pode agravar a situação, tornando mais caro e demorado resolver essas questões. Além disso, o gráfico reforça a importância de usar cláusulas contratuais específicas de prevenção, abordadas na dica “use cláusulas contratuais específicas”, uma vez que estas podem ajudar a resolver pleitos antes que se tornem dispendiosos.
7 Dicas para Rejeitar Pleitos
1. Mantenha uma documentação clara e detalhada
Um dos maiores aliados da contratante na hora de rebater pleitos é a documentação detalhada. Registros diários de progresso, relatórios financeiros e logs de RFIs (Requests for Information) são essenciais para apoiar a rejeição de pleitos infundados. Ao apresentar evidências documentais de que os eventos alegados pela contratada estão cobertos ou já solucionados, a contratante pode refutar com segurança os pleitos recebidos.
2. Comunique mudanças de forma eficaz e imediata
Mudanças no projeto, quando não documentadas corretamente, podem ser utilizadas como base para pleitos. A contratante deve garantir que todas as mudanças sejam formalizadas e comunicadas prontamente, minimizando as alegações de má interpretação do escopo ou de alterações não informadas. Essa transparência fortalece a posição da contratante ao rebater pleitos que alegam falta de comunicação.
3. Conheça o contrato a fundo
A base para rebater qualquer pleito está no entendimento detalhado do contrato. A contratante deve dominar as cláusulas, principalmente aquelas relativas a mudanças, prazos e condições de pagamento. Quando um pleito é baseado em má interpretação ou falta de conhecimento do contratado sobre o contrato, a contratante está em uma posição sólida para rebater de forma precisa, com base nas estipulações contratuais.
4. Resolva questões rapidamente
A procrastinação no tratamento de pleitos apenas amplifica o problema. Ao lidar rapidamente com os pleitos apresentados, a contratante demonstra controle sobre o projeto e pode encerrar reivindicações antes que se tornem maiores ou que exijam compensações excessivas. Respostas rápidas também ajudam a rebater pleitos que tentam tirar vantagem de atrasos nas respostas.
5. Realize reuniões de alinhamento regularmente
Manter reuniões periódicas com a equipe do projeto e com o contratado permite identificar questões potenciais antes que se transformem em pleitos formais. Nessas reuniões, a contratante pode discutir e esclarecer mal-entendidos com a contratada, evitando que pequenas divergências se transformem em pleitos oficiais. Caso o pleito já tenha sido apresentado, essas reuniões são uma oportunidade de negociação e resolução.
6. Estabeleça expectativas realistas desde o início
Pleitos muitas vezes surgem devido a expectativas desalinhadas entre contratante e contratada. Se, desde o início, as expectativas sobre o escopo, prazos e resultados são claramente definidas e acordadas, a contratante tem uma base sólida para rebater pleitos que tentam ampliar o escopo ou justificar atrasos não acordados.
7. Use cláusulas contratuais específicas de prevenção e gestão de pleitos
Inserir cláusulas contratuais claras sobre o processo de notificação de pleitos, prazos de resposta e métodos de resolução é uma forma eficaz de gerenciar e rebater pleitos de forma proativa. Ao seguir rigorosamente os procedimentos contratuais, a contratante pode argumentar que qualquer pleito fora dessas condições não é válido.
Conclusão:
As contratantes que seguem essas dicas estão mais bem preparadas para lidar com pleitos em seus projetos de engenharia e construção. A chave para o sucesso na rejeição de pleitos está na preparação e na gestão ativa desde as fases iniciais do projeto.
Documentação sólida, comunicação clara e a resolução rápida de problemas são os pilares da estratégia anti-pleito. Ao investir tempo e esforço nessas práticas, a contratante pode evitar complicações, proteger seus interesses e manter o controle dos contratos ao longo do ciclo de vida do projeto.
Fonte:
https://www.cmaanet.org/sites/default/files/resource/Claims-Avoidance-From-An-Owners-Perspective.pdf
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